Het stappenplan voor tenders
Verhalen/21 June 2022Bij RoosRos Architecten zijn tenders een belangrijk onderdeel van ons werk. De een vindt het verschrikkelijk, de ander vindt het geweldig. Ik behoor tot die laatste groep. De snelheid, de energie, het onder hoge druk samenwerken en in korte tijd iets moois bedenken en uitwerken, ik hou ervan. Misschien ben ik er ook zo enthousiast over omdat wij ze bovengemiddeld vaak winnen. Winnen is nou eenmaal leuker dan verliezen. Om je een inkijkje te geven in ons proces, heb ik in deze blog de 10 stappen naar prijswinnende tender voor je op een rijtje gezet. Opdrachtgever, adviseur, bouwer of ontwerper? Wij denken en doen graag met jullie mee!
- Goed lezen.
De uitvraag is vaak een flinke stapel papier. Die moet je écht goed lezen. Is de wens helder beschreven? Wordt exact duidelijk wat er van je verwacht wordt? Belangrijk is daarbij dat je niet alleen leest wat er staat, maar ook wat er niet staat: de vraag achter de vraag.
- Zeker weten.
Durf kritisch te zijn over de tender. Past de opdracht echt bij jouw persoonlijke missie en visie, of die van je kantoor? Zijn de randvoorwaarden redelijk? Zijn de beoordelingscriteria realistisch? Ga pas aan de slag als je heel zeker weet dat de opdracht klopt en echt bij je past.
- Dream-team samenstellen.
Stel een projectteam samen dat elkaar begrijpt en aanvult, passend bij de doelgroep en de opdracht. Kies je team op basis van een gedeelde missie en visie en (bewezen) goede samenwerking. Hoe groter de gemene deler, des te veelbelovender de samenwerking. Belangrijk is dat je werkt met adviseurs/bouwers die begrip hebben voor elkaars vakgebied. Als je alleen je eigen belang voor ogen hebt, wordt het een moeilijk en lang proces dat de kwaliteit niet ten goede komt.
- Kies een tendermanager.
Zeker naarmate de deadline nadert, gebeurt er heel veel tegelijk. Zorg daarom voor een ervaren tendermanager. De spin in het web die partijen aanstuurt, checkt en bij de les houdt, en die het overzicht houdt over voortgang en deliverables. Je zal zien: deze persoon is zijn of haar gewicht in goud waard.
- Team belonen.
Bij de meeste tenders staat er een vergoeding tegenover het werk. Verdeel deze vergoeding naar rato over alle partners. Het is nooit een vetpot, maar als alle partijen een (kleine) vergoeding krijgen, kan in ieder geval een deel van de kosten gedekt worden en is de bereidheid om er vol voor te gaan nog groter.
- Gezamenlijk doel bepalen
Durf elkaar te vragen: wat is je (verborgen) agenda? Wil je het allermooiste gebouw? Een portfolioproject? Veel geld verdienen? De opdrachtgever voor de lange termijn behouden? Door vooraf heel duidelijk met elkaar te bepalen wat het gezamenlijke doel is, wordt het in het proces makkelijker elkaar daaraan te houden. Ook belangrijk: alle partijen moeten de opdracht echt willen binnenhalen (120% inspanning). Niets frustrerender dan een partner die gaandeweg steeds minder tijd of energie heeft en geeft. Dan gelijk escaleren, niet aanmodderen. Het is belangrijk om een positieve vibe in het team te houden.
- Kritisch zijn op elkaar
Je pakt de tender samen aan, dus gedraag je dan ook als een team. Daarmee bedoel ik dat je niet alleen je eigen stukje moet aanleveren, maar ook kritisch bent op elkaars werk en bijdrage. Dat is geen wantrouwen, maar een garantie voor kwaliteit!
- Geven en nemen
Binnen het gezamenlijk belang (de opdracht binnenhalen) kunnen best tegenstrijdige belangen ontstaan. Bijvoorbeeld wanneer wij als architecten vanuit duurzaamheidsoogpunt een overstek ontwerpen, terwijl dat de aannemer een bovengemiddeld stevige extra kostenpost aan staal oplevert. Houd oog voor het belang van de ander en wees bereid om een stukje van jouw wensen in te leveren voor het hogere doel.
- Houd tempo
Tenders vragen een grote inspanning in tijd en energie in korte tijd. Het enige dat daarbij telt is de opdracht winnen. Dat kan soms betekenen dat je een avond door moet of een weekend moet opofferen. Dat is nooit leuk, maar uit ervaring weet ik dat het winnen van zo’n tender die verloren tijd ruimschoots goed maakt!
- Vertel een verhaal
Stuur nooit zomaar een tekening of voorstel in, maar neem de opdrachtgever mee in een mooi verhaal. Een goed opgebouwde, conceptuele reis waarin je het voorstel presenteert als de ultieme oplossing. Zoals ontwerpen een vak is, zo is schrijven dat ook. Investeer dus in een goede, creatieve tekstschrijver.
Op basis van deze 10 stappen ben je wat mij betreft aanzienlijk kansrijker in je volgende tender. Ik zet samen met ons RoosRos-team graag de schouders onder volgende tenders, al dan niet samen met jou. Succes ermee. En als je ‘m wint, delen we graag een mooie fles bubbels. Ha!
Henk de Gelder, architect-partner
Benieuwd naar gewonnen prijsvragen?